VOIKUKKIA® tapahtumakohtainen tietosuoja- ja rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 26.4.2018

1. Rekisterinpitäjä
Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry
Y-tunnus 0221057-0
Malminrinne 1 B, 00180 Helsinki
Puhelin 050 595 6146
Internet: www.suomenkasper.fi

2. Rekisteriasioista vastaava
Mirjami Koivunen, asiantuntija, VOIKUKKIA-toiminta. Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry, Malminrinne 1 B, 00180 Helsinki.
sähköposti: etunimi.sukunimi@suomenkasper.fi p. 044 345 0939

3. Rekisterin nimi
VOIKUKKIA-toiminnan tapahtumakohtainen rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Tapahtumakohtaisia rekistereitä muodostetaan yksittäisten tapahtumien yhteydessä. Tällaisia ovat mm. Ohjaajakoulutukset, Aluepäivät, OhjaajaVerstaat ja kehittäjävanhempien tapaamiset.

Tietoja tarvitaan tapahtumajärjestelyiden (mm. yhteydenpito, materiaalien lähetys, hotellien, matkojen ja tarjoilujen varaus) ja laskutuksen tueksi.

5. Rekisterin tietosisältö
Tapahtumakohtaiseen rekisteriin kootaan tiedot VOIKUKKIA-toiminnan ja -tukihenkilöprojektin tapahtumiin osallistuvista henkilöistä.

Tapahtumakohtaiset rekisterit sisältävät kunkin tapahtuman kohdalta olennaiset tiedot. Rekisteriin kerätään perusyhteystiedot: nimi, puhelinnumero, sähköposti ja postitusosoite. Rekisteröidyn luvalla säilytetään myös tieto erityisruokavaliosta tai muusta tapahtumajärjestelyihin vaikuttavasta tiedosta. Lisäksi ohjaajakoulutusilmoittautumisissa kerätään muun muassa tieto, onko koulutukseen osallistuva vertainen vai ammattilainen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterinpitäjä rekisteröi tapahtumiin osallistuvista ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa tapahtumaa varten täytettävässä ilmoittautumislomakkeessa ja tietoja päivittäessään.

7. Henkilötietojen luovutus
Ei säännön mukaista tietojen luovutusta ulkopuolisille, tiedot ovat vain järjestön omaan käyttöön. Tapahtuman järjestelyyn olennaisesti liittyville kolmansille osapuolille (esim. hotellit ja kirjanpitäjä) luovutetaan tapahtuman järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot (esim. osallistujien nimet).

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia kolmansille osapuolille. Ei tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tapahtumakohtaiset rekisterit hävitetään heti tapahtuman ja sen jälkitöiden (esim. laskutus, koulutettujen ohjaajien tietojen siirto Ohjaajarekisteriin, seurantatietojen täyttäminen yms.) jälkeen.

Tapahtumakohtaisen rekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän salasanalla suojattuihin järjestelmiin/ohjelmiin Sharepoint, Webropol ja/tai WordPress, joita pääsee ja on oikeutettu käyttämään vain VOIKUKKIA-toiminnan työntekijät, Kasperin toimistopäällikkö ja toiminnanjohtaja sekä järjestelmien ylläpitäjät. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin/ohjelmiin. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein.

Tapahtumakohtaisen rekisterin tietoja säilytetään paperisina tulosteina kun se on tapahtuman hallinnoinnin kannalta tarpeellista. Rekisterin manuaalisesti säilytettävät tiedot sijaitsevat lukitussa kaapissa ja ne tuhotaan rekisteröidyn sitä pyytäessä tai tapahtuman ja sen jälkitöiden jälkeen.

10. Rekisteröidyn oikeus ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja. Kiellot ja muutokset tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai muuttaa suostumustaan. Tarkastuspyynnön voi esittää rekisteriasioista vastaaville henkilöille ja se tulee tehdä kirjallisesti. Kts. yhteystiedot kohta 1. ja kohta 2.

11. Tiedon korjaaminen, muuttaminen tai poistaminen rekisteristä
Rekisteröitynyt pyytää oikaisemaan ja täydentämään ensisijaisesti itse rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti. Korjauspyynnön voi esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn tietojen poistaminen rekisteristä vaatii myös aina yhteydenottoa rekisterin ylläpitäjään ja erillistä kirjallista pyyntöä, joka poistaa sen perusteella rekisteristä kaikki tiedot rekisteröidystä.

12. Tietosuoja selosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme niistä myös sähköpostitse.