VOIKUKKIA®-ohjaajarekisterin tietosuoja- ja rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 26.4.2018

1. Rekisterinpitäjä
Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry
Y-tunnus 0221057-0
Malminrinne 1 B, 00180 Helsinki
Puhelin 050 595 6146
Internet: www.suomenkasper.fi

2. Rekisteriasioista vastaava  
Mirjami Koivunen, asiantuntija, VOIKUKKIA-toiminta. Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry, Malminrinne 1 B, 00180 Helsinki.
sähköposti: etunimi.sukunimi@suomenkasper.fi p. 044 345 0939

3. Rekisterin nimi 
VOIKUKKIA-ohjaajarekisteri
 
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Tietojen säilyttäminen koulutetuista ohjaajista (koulutus- ja osallistumistodistukset, ohjaajiksi palaavien neuvonta jne.)

Yhteydenpito ohjaajaverkostoon: kutsut tapaamisiin, neuvonta, raportit ryhmäpalautteista, materiaalipankin tunnusten päivitykset ym. ajankohtaiset tiedotteet sekä tukimateriaalien postitus.

Ulkopuoliset yhteydenotot: esim. ryhmäkyselyiden ohjaaminen oikeaan osoitteeseen.

5. Rekisterin tietosisältö 
Ohjaajarekisteriin kootaan tiedot koulutuksen käyneistä VOIKUKKIA-ryhmänohjaajista, aluekoordinaattoreista ja vastaavista yhteyshenkilöistä.

Rekisteriin kerätään perusyhteystiedot: nimi, maakunta, organisaatio, puhelin, sähköposti ja postitusosoite. Ohjaajan luvalla säilytetään myös tieto erityisruokavaliosta tai muusta tapahtumajärjestelyihin vaikuttavasta tiedosta, virkavapaasta tms. tavoitettavuuteen vaikuttavasta tiedosta. Ohjaajista säilytetään myös tieto koulutuspaikasta ja -ajasta todistuspyyntöjä varten.

6. Säännönmukaiset tietolähteet 
Rekisterinpitäjä rekisteröi VOIKUKKIA-ryhmäohjaajakoulutuksen käyneistä ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa ohjaajakoulutusta ja -rekisteriä varten täytettävässä lomakkeessa ja tietoja päivittäessään.

7. Henkilötietojen luovutus 
Ei säännön mukaista tietojen luovutusta ulkopuolisille, tiedot ovat vain järjestön omaan käyttöön. Ammattilaisten julkisia yhteystietoja voidaan harkinnan mukaan antaa kysyjille ryhmiin liittyvissä asioissa.

Yksityishenkilöiden (esim. vertaisohjaajat) tietoja ei koskaan anneta muille ilman ko. henkilön lupaa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia kolmansille osapuolille. Ei tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat 
VOIKUKKIA-ohjaajien rekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, jota pääsee ja on oikeutettu käyttämään vain VOIKUKKIA-toiminnan työntekijät, Kasperin toimistopäällikkö ja toiminnanjohtaja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein.

Rekisterin manuaalisesti säilytettävät tiedot sijaitsevat lukitussa kaapissa ja ne tuhotaan rekisteröidyn sitä pyytäessä.

Ohjaajarekisteritietoja säilytetään niin kauan, kun VOIKUKKIA-toiminta on olemassa tai siihen asti, kunnes rekisteröity pyytää poistamaan omat tietonsa ohjaajarekisteristä. Tieto VOIKUKKIA-ryhmien ohjaamiseen oikeutetuista on säilytettävä tavaramerkin periaatteiden vaalimisen ja esim. todistusten antamisen vuoksi.

10. Rekisteröidyn oikeus ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja. Kiellot ja muutokset tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai muuttaa suostumustaan. Tarkastuspyynnön voi esittää rekisteriasioista vastaaville henkilöille ja se tulee tehdä kirjallisesti. Kts. yhteystiedot kohta 1. ja kohta 2.

11. Tiedon korjaaminen, muuttaminen tai poistaminen rekisteristä 
Rekisteröitynyt pyytää oikaisemaan ja täydentämään ensisijaisesti itse rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti. Korjauspyynnön voi esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn tietojen poistaminen rekisteristä vaatii myös aina yhteydenottoa rekisterin ylläpitäjään ja erillistä kirjallista pyyntöä, joka poistaa sen perusteella rekisteristä kaikki tiedot rekisteröidystä.

12. Tietosuoja selosteen muutokset 
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Seloste löytyy myös järjestön nettisivuilta osoitteessa www.voikukkia.fi Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme niistä myös sähköpostitse.